Overslaan naar content

Directiesecretaresse

Hybride
  • Den Haag, Zuid-Holland, Nederland
VBO

Functieomschrijving

Directiesecretaresse

VBO is op zoek naar een enthousiaste Directiesecretaresse die begrijpt wat er nodig is om onze directeur optimaal te ondersteunen. Als jij ervan geniet om zaken efficiënt en succesvol te regelen, dan zijn wij op zoek naar jou! In deze veelzijdige rol ben jij de onmisbare steun en toeverlaat voor zowel de directeur als het managementteam. Daarbij is office management jou ook niet vreemd. Jij bent namelijk de centrale spil binnen onze organisatie en zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt binnen ons prachtige kantoor. Sluit jij je aan bij ons dynamische team?

Wat ga je doen?

Prioriteiten stellen: Jij zorgt voor een logische en overzichtelijke agenda van de directeur, waarbij je een evenwichtige verdeling van zijn tijd voor vergaderingen en het onderhouden van interne en externe relaties waarborgt. De directeur kan hierin blindelings op jou vertrouwen.

Anticiperen en voorbereiden: Je zorgt ervoor dat de benodigde informatie tijdig beschikbaar is, zodat de directeur goed voorbereid en efficiënt kan overleggen met alle stakeholders.

Vergaderingen organiseren: Jij bent verantwoordelijk voor de deskundige voorbereiding, organisatie en verslaglegging van bestuurs- en ledenvergaderingen. Je bewaakt planningen en actiepunten en weet de juiste mensen in te zetten om resultaten te behalen.

Officemanagement: Je zorgt voor de benodigde bestellingen en draagt, samen met alle collega’s, verantwoordelijkheid voor een ordelijke kantoorruimte. Ook het beheren van RI&E en BHV-coördinatie behoort tot jouw takenpakket.

Een kleine greep uit je dagelijkse werkzaamheden:

  • Verantwoordelijk voor alle voorkomende PA-werkzaamheden zoals het bewaken van binnenkomende e-mails (directiebox), het uitzetten en bewaken van acties, en het beheren van de planning en agenda.
  • Opstellen van (concept-)teksten voor notities en brieven, en uitwerken van rapporten, verslagen en presentaties.
  • Voorbereiden, organiseren, notuleren en bewaken van planning en actiepunten van bestuurs- en ledenvergaderingen en bestuurlijke overleggen.
  • Mede verantwoordelijk voor een up-to-date CRM-systeem.
  • Aanspreekpunt voor facilitaire zaken binnen ons kantoorpand.
  • Bereid om de handen uit de mouwen te steken wanneer nodig.

Wie ben jij?

Je bent een zelfstandige, proactieve en doortastende persoonlijke assistent met veel energie en een positieve instelling. De directeur is een directe, veeleisende en veranderingsgerichte manager waarmee jij flexibel en gedisciplineerd kunt samenwerken. Je bent toegankelijk, gastvrij en hebt een goed gevoel voor humor. Ondanks een hoge werkdruk blijf je gefocust, weet je prioriteiten te stellen en de rust te bewaren.


Wat is vereist?

Verder heb je in ieder geval:

  • een afgeronde HBO opleiding directiesecretaresse, management assistent, officemanager of vergelijkbaar;
  • minimaal 4 jaar ervaring in een soortgelijke functie;
  • uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift;
  • ervaring in het opmaken van geannoteerde agenda’s en notuleren;
  • uitstekende kennis van het MS office pakket;

en je bezit de volgende competenties/eigenschappen:

  • initiatiefrijk en daadkrachtig;
  • servicegericht, verantwoordelijk en accuraat
  • vrolijk, zorgzaam en communicatief vaardig
  • collegiaal
  • representatief
  • oplossingsgericht en innovatief

Wat krijg je van ons?

De rol van Directiesecretaresse is een zelfstandige functie bij een groeiende en innovatieve vereniging die voortdurend in beweging is. VBO geeft veel ruimte aan haar medewerkers. Dat betekent veel eigen verantwoordelijkheid en flexibiliteit om je functie uit te oefenen. Je wordt onderdeel van een platte organisatie waar je niet alleen direct de invloed van jouw werk ziet, maar waar jouw ideeën belangrijk en waardevol zijn. Ons kantoor bevindt zich in de Malietoren in Den Haag. We hebben een fantastische werkplek met uitzicht op de stad, het Haagse bos en de zee.

Tot slot bieden wij moderne arbeidsvoorwaarden zoals:

  • Salarisindicatie € 3.086 – € 4.411
  • Vakantiegeld 8%
  • 32 – 40 uur per week
  • (Deels) mogelijkheden om te werken vanuit huis
  • 28 vakantiedagen met de optie om dagen te kopen of verkopen
  • Reiskostenvergoeding of een NS businesscard en een thuiswerkvergoeding
  • Uitstekende pensioenregeling
  • Het meest fantastische uitzicht van Den Haag (Haagse Bos, Binnenstad én Zee!)

Wie zijn wij?

VBO is de brancheorganisatie van makelaars, taxateurs en verhuurbemiddelaars. Wij strijden voor een stabiele vastgoedmarkt. Daarom brengen we belanghebbenden en belangen in die markt bij elkaar. Omdat wij geloven dat die het beste functioneert als iedereen in openheid en gelijkwaardigheid samenwerkt. Zo sturen we met en voor onze leden continu aan op verandering en verbetering. En daarom bieden we onze 1.400 leden de kennis en tools waarmee ze hun klanten het best kunnen bedienen. Zodat iedereen profiteert van een goed functionerende woning- en vastgoedmarkt: kopers en verkopers. Huurders en verhuurders. Projectontwikkelaars en overheden.

Meer informatie en contact

Voor meer informatie inzake de vacature kun je contact opnemen met Ramon Weijers, HR Manager via hr@vbo.nl of 070 3458703.


Solliciteren kan via: https://werkenbij.vbo.nl/vacatures

Hybride
  • Den Haag, Zuid-Holland, Nederland
VBO

of